众所周知，IT采购，是间接采购中最难管的一个品类。

不仅专业性强、品牌多、型号多、需求涉及部门多，而且随着数字化转型浪潮的推进，对采购效率的要求也越来越高，既要买快，又要买对，还要控制成本，另外还要有备用方案随时应付突发风险。

不得不说，IT采购是真的难。

一般来说，IT采购可以分为三大类，硬件、软件和应用服务。其中硬件部分作为业务量最大的一个部分，即使是软件技术发展如此迅速的今天，依然是企业IT发展的关键环节。

今天我们就来一起简单看下，IT硬件采购过程中会遇到哪些问题，以及处理思路。

IT硬件采购的品类及特点

虽然有部分企业在 IT 硬件上的投资与采购重点已逐渐从硬件转向软件、服务及外包等方面，但总体来说，IT硬件仍是企业发展刚需。据IDC数据显示，未来2-3年内，中国企业IT支出中40%~60%依然来自硬件成本。

一般情况下，IT硬件指的是企业获取办公计算机设备、服务器、打印机、网络设备和其他外设等物理设备。

具体包括但不限于：服务器、工作站和存储、网络安全设备、路由器、交换机、防火墙、容灾备份、办公电脑、显示器、投影仪、打印机、墨盒、硒鼓、键盘、鼠标等等。

常见的采购类目

此外，IT类的采购项目，因为产品和技术更新非常迅速，同样的硬件型号，不同的使用场景，可能细节配置都有不同，比如同样型号的电脑，技术部和仓库的显卡、CPU、内存要求会不一样；随着数字化技术高速发展，企业对采购效率要求越来越严格。

支出宝团队认为，通过数智采购技术，集中管理采购需求，整合多采购场景，搭建智能化高效采购协同平台，是助力企业降本增效的最佳思路。

IT硬件采购瓶颈分析

IT 硬件采购项目，对企业IT 生命周期管理、IT硬件运营效率、企业数据安全、IT硬件运营支出、IT预算支出、IT 运维团队的能力，都是一次考试。

根据采购金额和项目重要程度，我们可以将IT硬件采购项目分为三个等级：

小项目：如笔记本电脑、摄像头、硬盘、鼠标等，确认品牌标准型号配置，即可购买。

中等项目：可能会涉及到产品配置，通常会向三家以上的供应商发起询价，然后对各供应商报价进行对比，最终选择符合选购需求、质量和交付等要求，且报价最低的原则，确定供应商；

大型项目：对于超过10万（不同企业标准有所差异）的工程类型采购，一般会选择公开招标的方式选购，与不少于三家供应商谈判，最终根据预定的成交标准，确定供应商。

注意，招标时不建议大家向供应商提供具体的设备参数，只需提供功能需求即可，即要买这些设备干什么，达到什么目的。

比如：物业要监控工业园区某个区域，那么采购就应给区域图纸，让供应商根据自身产品为你设定一个技术方案，包括用多少设备、每个设备的性能参数、能够达到的目标等等。

在供应商的方案中，可能连使用的设备数量和档次都互不相同，这里就需要IT部门、使用部门、采购部门联动，对其可行性、优劣性以及多种需求进行评审，找到最佳选择。

IT硬件采购在流程上，和所有的采购项目流程大体相同，通过需求部门提出采购申请，寻找合适的供应商，然后比价或者招标，签合同，跟踪到货，验收付款，以及确保售后服务和维修等步骤。其中也暗藏一些新手陷阱，比如：

01、管理成本高

以办公用的电脑为例，不仅品牌众多，同一个品牌型号下还有各种不同配置的版本系列。与之类似的品类还有储存设备、硬盘、液晶屏、投影仪等等。

可选品牌较多，就会导致单品类的采购较为分散，不同品牌之间存在的区别，也导致供应商较分散，带来的不仅是采购议价能力弱，同时，供应商管理难度也在增加。

02、采购需求分散

IT类采购需求往往来自各个部门，每个部门都有提IT需求的权限，各个部门站在部门需求、自己使用方面的立场，通常对于IT需求并没有什么严格的评估标准。

如果企业采购没有集中管理，需求分散则必然可能导致部门间各自为政，各个部门IT力量参差不齐，采购需求的合理性也会大打折扣。

03、缺乏评估标准

由于IT硬件类产品基本处于市场化的环境中，基础硬件如电脑类设备、3C外设、以及低端服务器等，简单询价或者参考电商价格，即可获得实际的市场价格。因此，如何选择合适的型号是关键。

而在日常采购中，IT部门经常在提需时，附带具体的采购规格与产品品牌要求，甚至会细致到型号与版本。如果采购只是按需求去选择，成本和可获得性往往不是最优选择，采购也比较被动。

04、采购风险高

同档次的硬件设备，其参数性能基本相差不大。在采购硬件设备时，采购文件往往会参照某个品牌的产品去设定参数，如果没有透明的采购流程控制，采购人员在事务性工作方面，容易依赖IT部门推荐，形成供应商小圈子。

05、供应商资源少

间采品类很多，如果没有及时梳理相关供应商资源，在需要采购时，会出现合作供应商资源不足，导致缺乏有效竞争，难以采买到优质低价商品，渠道窄，难以开发维持更多供应资源，商品品质和配送时效难以保证。

IT硬件采购如何做到降本增效

采购降本增效一直是老生常谈的话题。IT品类作为企业间采预算大头，采购周期长、后续运维时间长，费用高、业务不确定性高、跨部门协作紧密，IT采购降本增效同样受大家关注。

结合大家关注的IT硬件采购问题，我们总结了一些业内人士的实践经验：

1、IT硬件需求细分

从企业核心业务出发，做好关键岗位IT硬件需求与非关键岗位硬件需求评估，将IT预算向关键业务与关键岗位倾斜。

2、关注企业内部的IT运营服务

在保证数据安全的前提下，减少直接采购硬件的资本性支出，适当选择第三方 IT硬件服务。第三方 IT硬件在更新换代上非常灵活与可控，最新版本与高配置，是能在比较低成本的情况下快速配齐的。

3、合理设置 IT 硬件淘汰更新标准

实物IT资产从登记之日起就开始贬值。以IT资产办公台式机为例，通常4到5年完成折旧，笔记本电脑3到4年完成折旧，服务器5到6年完成折旧。事实上，电脑完成折旧后虽然账面价值为零，但通过维修部件和调整配置，还可以继续使用一段时间。

4、过保后的混合支持

如果企业对技术、硬件配置的更新需求不高，混合支持绝对是降本增效利器。

保修期内的硬件资产（例如服务器、存储和网络设备）由厂商维护；

过保后，IT硬件资产可以用价格便宜得多的第三方维护提供商维护，特别是针对原厂服务费昂贵的厂商。

企业采购IT品类和解决方案，往往需要落地实用性、灵活性与个性化三个原则，才能更好地适应市场变化与技术发展的冲击和市场挑战。

无论技术如何进步，企业总是需要IT支持，提前设计一些策略尽可能减少企业将面临的IT问题，非常考验 IT 管理者的能力与经验。

最后，数字化转型不会是只持续一年或两年的热点，而会成为一种长期、系统性的趋势。科学合理的 IT 硬件采购、运营与更新换代维护，是确保企业高效运行的关键因素。

近年来，越来越多企业开始关注到数字化采购，通过数字化技术帮助企业建立采购管控体系，对采购执行过程中的关键节点进行控制，实现阳光采购。

支出宝数智采购系统，不仅可以通过搭建采购协同管理平台提升企业自身采购数字化水平，更可建立流程化、系统化的企业商城，将采购权上收，选择权下放，解决企业内部非生产采购问题，统一管理间采品类，为企业带来“自助式”采购体验，既可保证品质统一，也可实时统计各个部门物料采购情况，大大提高采购流程透明度，缩短采购流程，有效提升企业运营效率。

支出宝IT硬件数字化采购解决方案：

①采购权上收，选择权下放

通过数智采购搭建企业内部目录商城，需求人员可以可实现电商式自助选品加购，提报采购需求，由IT部门负责审核需求，由采购负责下单采买，充分利用第三方物流，将资源直发需求现场。

既能统一管控需求，又可大幅度减少报销及采购执行、交付、对账的事务性工作，从被动响应，转为主动服务，专注筛选优质供应商，谈判议价以及采购策略管理。

②对接电商平台，汇聚海量商品

在支出宝目录商城，支持对接京东、苏宁、淘宝等电商平台，整合平台相干主流商品，一网汇聚，为企业提供采购寻源、智能比价服务，随需随买，减少库存及资金占用，降低企业采购成本。

③智能预算，规则控制，避免超支

支出宝数智采购平台，可以根据不同的品类、金额，自定义相应的寻源策略、提报流程，在需求部门提报需求后，相关审批人可在审批界面，查看预算剩余配额，主动预警，避免预算超支。

④内部协同，提升采购效率

支出宝数智采购系统，支持集成内部审批、财务、协作平台等系统，各角色采购业务全程线上化协同，打破数据孤岛，实现从采购需求到结算付款的全线上数字化闭环管中。

价值即服务，未来支出宝将不断创新产品，融合当下先进技术，与时俱进，拓宽数智采购应用场景，为企业提供更智能、更好用的数智采购支出管理解决方案及服务，赋能企业高效增长。